Две практики в прилагането на CAFбяха одобрени за представяне на 8-та среща на CAF потребителите, проведена на 12 април 2018 г.: Национален осигурителен институт и Областна администрация Пазарджик.

Първата практика представя как Националният осигурителен институт успешно приложи CAF и очерта бъдещето в своето развитие. Представянето на тема „Самооценка чрез прилагане на CAF“, бе разработено от г-жа Зорница Цекова, вътрешен одитор и участник в процеса на самооценка в НОИ. Институтът приложи уникален подход при внедряването на CAFкато създаде два екипа за самооценка – единият, съставен от ръководители, а другият – от експерти. И двата екипа, прилагайки независимо CAFстигнаха до едни и същи изводи за силните страни на организацията и областите, които имат нужда от подобрение. Накрая двете групи съставиха общ план за подобрение, който получи подкрепа от висшето ръководство за изпълнение.

НОИ доказа на практика обективността на инструмента CAF. Извършването на  самооценка на организацията от два различни екипа даде идентични резултати. Постигнатият консенсус в екипите по отношение на бъдещите промени в организацията им даде сериозни гаранции за успех. НОИ разби страховете на скептиците, които не вярваха в успеха на прилагането на CAFв толкова голяма администрация.

Научени уроци от прилаганетона CAF:

• Моделът не е догма и може да се прилага гъвкаво. НОИ адаптира подхода за приоритизиране на мерките, съобразно своите нужди;
• Големината на организацията не е пречка при прилагането на Модела;
• Не е трудно да се постигне консенсус между два екипа за самооценка, съставена от експерти и ръководители. Двете групи за самооценка, работейки независимо една от друга, стигат до едни и същи констатации;
• Притесненията преди старта са по-големи отколкото действителните трудности в процеса на внедряване.

Фактори за успеха

• Подкрепата на висшето ръководство е от критична важност за успеха;
• Добрата комуникация между участниците в процеса е необходима;
• Добре организиран и проведен процес на селекция на участниците и лесен достъп до доказателствата;
• Добре структурирани групи за самооценка;
• Доброволен принцип за участие в групите за самооценка;
• Добре подбрани ръководители на групите за самооценка;
• Теоретично добре подготвени участници;
• Предоставено достатъчно време за работа и добра работна среда;
• Непрекъснато наблюдение и обратна връзка в процеса на прилагане на мерките за подобрение.

Втората представена практика беше на Областна администрация Пазарджик, на тема „Стратегия без тактика е най-бавният начин за постигане на победа. Тактика без стратегия е шумът преди поражението“, представена от главния секретар и член на ресурсния център по CAF към ИПА г-н Светлан Карталов. За първи път CAF е приложен през 2006 г. в областната администрация. Процесът и резултатите от внедряването получават висока оценка от екип от италиански експерти. Приложен е подход, който съчетава едновременното прилагане на два управленски инструмента – CAF, който оценява съществуващото състояние на администрацията като  диагностицира проблемите и дава възможни идеи за решаването им и Балансираната система от показатели за ефективност (BSC-Balanced Scorecard), която се прилага за управление на стратегическото изпълнение. Администрацията ефективно използва холистичния подход на CAF, като фокусира усилията си в малко на брой области на подобрение, постигайки общ ефект на подобрение, в съответствие с принципа на Парето-Юран „80/20“.

Научени уроци от прилагането на CAF:

• Сложността се решава чрез системно мислене и холистичен подход към подобрението
• Холистичният подход се основава на връзките на причина-следствие
• Липсата на актуална организационна стратегия има неблагоприятен ефект върху цялостното управление на качеството в организацията.

ИПА ще продължи да наблюдава изпълнението на мерките за подобрение и постиженията в тези две администрации, както и в останалите организации, приложили CAF по проекта. Успехът в бъдеще ще зависи от силата и постоянството на лидерството да отстоява промените и да ги доведе до убедителни резултати.

Галина Мутафчийска,

Национален CAF кореспондент и ръководител на CAF ресурсен център в ИПА